In verschiedensten Situationen werden auch in der Sparkasse Protokolle zu Gesprächen erstellt. Die Teilnehmer dieses Trainings vertiefen und erweitern ihre Fähigkeiten Protokolle kurz, treffend und stilsicher zu verfassen, die wichtigen Informationen festzuhalten und den formalen Rahmen einzuhalten.

• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erweitern ihr Wissen über die Protokollarten und Ihre zielgerichtete Verwendung.
• Sie sind in der Lage, Protokolle als wirkungsvolles Managementinstrument zu nutzen.
• Sie optimieren ihre Mitschreibetechniken und können dadurch ihre Konzentrationsfähigkeit steigern.
• Sie erweitern ihr Wissen über die juristische Korrektheit von Protokollen.

Protokollarten und deren Einsatz

• Dokumentation und/oder Managementinstrument
• Beweismittel und/oder Ideenrettung - Schreiben Sie das richtige Protokoll?

 Effektive Vorbereitung/Nachbereitung

• Einladungsschreiben
• Tagesordnung
• Absprache mit dem Moderator
• Nachverfolgen der Festlegungen

 Die wichtigen Informationen festhalten

• Hauptinformationen herausfiltern
• Mitschreibetechniken optimieren
• Prioritäten setzen - Wird das Richtige/Wichtige festgehalten?
• Sprachliche Exaktheit des Protokolls

 Formale Gestaltung

• Protokollrahmen
• Stil und Etikette einhalten
• Rechtliche Wirksamkeit

 Stilistische Aspekte

• Indirekte Rede mit Konjunktiv
• Treffende Formulierungen
• Informationen zusammenfassen

Für ein zielgerichtetes Vorgehen im Seminar ist im Vorfeld eine Klärung folgender Fragen empfehlenswert:

• Gibt es ein einheitliches Protokollformular? Wenn ja, wie wird es genutzt?
• Welche Festlegungen gibt es für Protokolle (Geschäftsordnungen o. Ä.)?
• Für welche Veranstaltungen/Gremien werden Protokolle geschrieben?
• Wie läuft die Vorbereitung/Nachbereitung ab?
• Wie wird das Einhalten von Festlegungen gesichert?

Um den Ist-Stand zu ermitteln ist es wünschenswert, dass der Trainer im Vorfeld eine Auswahl verschiedener Protokolle anonymisiert zur Verfügung gestellt bekommt. Damit kann das Seminar auf die konkreten Erfordernisse der Teilnehmer zugeschnitten werden.